Onaylı Defter Nedir? İşverenler İçin Güncel Rehber

Onaylı defter, işyerinde görevlendirilen iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin iş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili tespit ve önerilerini kayıt altına aldığı resmî defterdir.

Deftere yazılan kayıtlar; işyerindeki tehlikelerin, sağlık risklerinin, eksikliklerin ve alınması gereken önlemlerin işverene yazılı olarak bildirilmesini sağlar. Onaylı deftere kaydedilen tespit ve öneriler, işverene tebliğ edilmiş kabul edilir.

Bu nedenle onaylı defter yalnızca denetimlerde gösterilen bir evrak değil, işyerindeki İSG faaliyetlerinin takip edilmesini sağlayan önemli bir yönetim aracıdır.

Güveniş OSGB, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi görevlendirilen işletmelerde onaylı defter kayıtlarının düzenli tutulması ve tespit edilen eksikliklerin takip edilmesi süreçlerine destek sağlar.

İçindekiler

• Onaylı defter nedir?
• Onaylı defter kimler için gereklidir?
• Onaylı defter nasıl onaylatılır?
• Onaylı deftere kimler kayıt yazar?
• Onaylı defter nasıl imzalanır?
• Onaylı deftere hangi konular yazılır?
• İşverenin sorumlulukları nelerdir?
• İş güvenliği uzmanı ne yazar?
• İşyeri hekimi ne yazar?
• Onaylı defter nasıl saklanır?
• Güveniş OSGB onaylı defter desteği
• Sıkça sorulan sorular

Onaylı Defter Nedir?

Onaylı defter; işyerininyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü veya noter tarafından her sayfası mühürlenerek onaylanan, seri numaralı ve kendinden kopyalı bir İSG kayıt defteridir.

İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi, işyerinde yaptıkları çalışmalar sırasında belirledikleri tespit ve önerileri bu deftere kaydeder.

Defterde bulunan kayıtlar sayesinde;

• İşyerindeki tehlikeler yazılı hâle gelir.
• Alınması gereken önlemler işverene bildirilir.
• Sağlık ve güvenlik çalışmaları takip edilebilir.
• Tekrarlanan uygunsuzluklar görülebilir.
• İşverenin gerçekleştirmesi gereken faaliyetler belirlenebilir.
• İSG profesyonellerinin çalışmaları kayıt altına alınır.
• Denetimlerde işyerinin İSG süreci gösterilebilir.

Defterin düzenli tutulmasından ve gerekli durumlarda müfettişlere gösterilmesinden işveren sorumludur.

Onaylı Defter Kimler İçin Gereklidir?

İşyerinde iş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimi görevlendirilmesi durumunda onaylı defter yükümlülüğü gündeme gelir. Bu görevlendirme işyerinin kendi çalışanları arasından yapılabileceği gibi yetkilendirilmiş bir OSGB’den hizmet alınarak da gerçekleştirilebilir.

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının açıklamasına göre 50’den az çalışanı bulunan az tehlikeli işyerleri ile kamu kurumlarında uzman ve hekim görevlendirme yükümlülüğünün başlamasıyla birlikte, bu görevlendirmelerin yapıldığı işyerlerinde onaylı defter tutulması gerekir.

İşverenin yalnızca iş güvenliği uzmanı veya yalnızca işyeri hekimi görevlendirdiği durumlarda da ilgili profesyonelin imzasının bulunduğu onaylı defterin onaylatılması gerekebilir.

İşyerinin çalışan sayısı, tehlike sınıfı ve görevlendirme yöntemi değerlendirilerek yükümlülüğün kapsamı belirlenmelidir.

Onaylı Defter Nasıl Onaylatılır?

Onaylı defter, kullanılmaya başlanmadan önce yetkili kurum tarafından onaylanmalıdır. Onay işlemi;

• İşyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü veya
• Noter

tarafından gerçekleştirilebilir.

Defterin her sayfası mühürlenerek onaylanır. Kullanılan defterin seri numaralı ve kendinden kopyalı olması gerekir.

Onay işlemi sırasında talep edilebilecek belgeler kuruma ve işyerinin durumuna göre değişebilir. Bu nedenle işlem öncesinde ilgili müdürlükten veya noterden güncel belge listesi öğrenilmelidir.

Onaysız bir defterin mevzuatta tanımlanan onaylı defter yerine kullanılması uygun değildir.

Onaylı Deftere Kimler Kayıt Yazar?

Onaylı deftere işyerinde görevlendirilen;

• İş güvenliği uzmanı
• İşyeri hekimi

kendi görev alanlarıyla ilgili tespit ve önerileri yazar.

İş güvenliği uzmanı çalışma ortamındaki teknik ve organizasyonel riskleri değerlendirir. İşyeri hekimi ise çalışan sağlığı, sağlık gözetimi ve çalışma ortamının sağlık üzerindeki etkileriyle ilgili önerilerde bulunur.

Diğer sağlık personeli, sağlık hizmetlerinin yürütülmesine katkı sağlasa da onaylı deftere kayıt ve imza süreci mevzuatta iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi üzerinden düzenlenmiştir.

Kayıtların tarihli, açık, anlaşılır ve uygulanabilir olması önemlidir.

Onaylı Defter Nasıl İmzalanır?

Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve işveren veya işveren vekili tarafından imzalanır.

İmzalar, kaydın ilgili taraflarca görüldüğünü ve kayıt altına alındığını gösterir. Deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş kabul edildiği için kayıtların düzenli kontrol edilmesi önemlidir.

İşverenin defteri imzalaması, tespit edilen risklere ilişkin sorumluluğun sona erdiği anlamına gelmez. Bildirilen eksikliklerin değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması gerekir.

Defterin imzalanması ve düzenli tutulmasına ilişkin sorumluluk işverene aittir.

Onaylı Defterde Hangi Bilgiler Yer Alır?

Onaylı defterde, işyerindeki sağlık ve güvenlik koşullarıyla ilgili tespitler ve alınması önerilen önlemler bulunur.

Bir kayıtta mümkün olduğunca şu bilgiler yer almalıdır:

• Tespitin yapıldığı tarih
• Riskin veya uygunsuzluğun bulunduğu bölüm
• Tespit edilen sorun
• Sorunun oluşturabileceği tehlike
• Alınması önerilen önlem
• Gerekli takip veya kontrol bilgisi
• İlgili tarafların imzaları

“Gerekli önlemler alınmalıdır” gibi genel ifadeler yerine sorunun yeri ve yapılması gereken işlem açıkça belirtilmelidir.

Örneğin:

Depo bölümündeki acil çıkış kapısının önü malzemelerle kapatılmıştır. Tahliye güvenliğinin sağlanması için çıkış yolu boşaltılmalı ve sürekli açık tutulmalıdır.

Bu tür bir kayıt, işverenin uygulanacak faaliyeti daha net anlamasını sağlar.

İşveren Onaylı Defteri Nasıl Takip Etmelidir?

İşveren, onaylı defteri yalnızca imzalanması gereken bir evrak olarak görmemelidir. Defterde yer alan her kayıt, incelenmesi ve gerekirse faaliyet planına dönüştürülmesi gereken bir bildirimdir.

İşverenin takip sürecinde şu adımları uygulaması yararlı olur:

1. Deftere yazılan tespit ve önerileri incelemek
2. İlgili bölüm veya sorumluyu belirlemek
3. Yapılacak faaliyeti planlamak
4. Tamamlanma süresi belirlemek
5. Alınan önlemi kayıt altına almak
6. Uzman veya hekimle sonucu değerlendirmek
7. Devam eden riskleri yeniden takip etmek

Açık faaliyetler için ayrı bir düzeltici faaliyet listesi hazırlanabilir. Bu liste, defter kayıtlarının hangi aşamada olduğunu takip etmeyi kolaylaştırır.

Deftere yazılan bir önerinin uygulanmaması hâlinde risk devam edebilir. Bu nedenle kayıtların gecikmeden değerlendirilmesi çalışan güvenliği açısından önemlidir.

İş Güvenliği Uzmanı Onaylı Deftere Ne Yazar?

İş güvenliği uzmanı, çalışma ortamında yaptığı incelemeler sırasında belirlediği teknik ve organizasyonel riskleri onaylı deftere kaydeder.

Uzmanın yazabileceği başlıca konular şunlardır:

• Elektrik panolarındaki uygunsuzluklar
• Makine koruyucularındaki eksiklikler
• Yangın söndürme ekipmanları
• Acil çıkış ve tahliye yolları
• Depolama düzeni
• Forklift ve yaya trafiği
• Zemin güvenliği
• Kimyasal maddelerin depolanması
• Kişisel koruyucu donanım kullanımı
• İş ekipmanlarının periyodik kontrolleri
• Risk değerlendirmesinin güncellenmesi
• Acil durum planı ve tatbikatlar
• Çalışanların eğitim ihtiyaçları
• İş kazası ve ramak kala olaylar
• Düzeltici ve önleyici faaliyetler

Uzman, tespit ettiği riskle birlikte uygulanabilir çözüm önerisini de açıkça belirtmelidir.

İşyeri Hekimi Onaylı Deftere Ne Yazar?

İşyeri hekimi, çalışan sağlığını ve çalışma ortamının sağlık üzerindeki etkilerini ilgilendiren tespit ve önerileri onaylı deftere kaydeder.

Bu kayıtlar şu konuları içerebilir:

• Sağlık gözetiminin planlanması
• İşe giriş ve periyodik muayene ihtiyaçları
• Meslek hastalığı riskleri
• Gürültü ve işitme sağlığı
• Toz ve solunum sistemi riskleri
• Kimyasal maddelere maruziyet
• Ergonomik sorunlar
• Ağır kaldırma ve kas-iskelet sistemi riskleri
• Vardiyalı çalışmanın sağlık üzerindeki etkileri
• Hassas çalışan grupları
• Hijyen koşulları
• İlk yardım organizasyonu
• Çalışanların sağlık eğitimleri

İşyeri hekimi, kişisel sağlık verilerinin gizliliğini korumalıdır. Çalışanlara ait özel sağlık bilgileri, herkesin erişebileceği şekilde onaylı deftere yazılmamalıdır. Deftere işverence alınması gereken genel ve koruyucu sağlık önlemleri kaydedilmelidir.

Onaylı Defterin Nüshaları Nasıl Saklanır?

Onaylı defter kendinden kopyalı nüshalardan oluşur. Mevzuata göre;

• Defterin asıl nüshası işveren tarafından,
• Diğer nüshalar iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından

saklanır.

Defter güvenli bir yerde muhafaza edilmeli, yetkisiz kişilerin erişimine karşı korunmalı ve gerektiğinde ulaşılabilir olmalıdır.

İşveren, iş sağlığı ve güvenliği yönünden teftiş yapmaya yetkili iş müfettişleri talep ettiğinde onaylı defteri göstermek zorundadır.

Defter sayfaları çıkarılmamalı, kayıtlar silinmemeli ve sonradan anlaşılmayacak şekilde değiştirilmemelidir.

Onaylı Defter ile İSG Dosyası Arasındaki İlişki

Onaylı defter, İSG kayıt sisteminin önemli parçalarından biridir ancak tek başına bütün İSG dosyasını oluşturmaz.

İSG dosyasında işletmenin durumuna göre şu belgeler de bulunabilir:

• Risk değerlendirmesi
• Acil durum planı
• İSG eğitim kayıtları
• Sağlık gözetimi belgeleri
• İSG-KATİP sözleşmeleri
• Saha denetim raporları
• İş kazası kayıtları
• Ramak kala bildirimleri
• Tatbikat tutanakları
• Periyodik kontrol raporları
• Yıllık çalışma planı
• Yıllık değerlendirme raporu
• Kurul toplantı tutanakları

Onaylı deftere yazılan bir tespit diğer İSG belgelerinin güncellenmesini gerektirebilir. Örneğin yangın çıkışında önemli bir değişiklik belirlenmişse acil durum planı, tahliye krokisi ve risk değerlendirmesi de kontrol edilmelidir.

Onaylı Deftere Yazılan Kayıtlar Neden Önemlidir?

Onaylı defter kayıtları, uzman ve hekimin tespitlerinin işverene resmî şekilde bildirildiğini gösterir. Bu nedenle kayıtların açık ve gerçeğe uygun olması gerekir.

Düzenli tutulan onaylı defter;

• Risklerin erken tespit edilmesini sağlar.
• İşverenin yapması gereken faaliyetleri gösterir.
• Sağlık ve güvenlik çalışmalarını görünür hâle getirir.
• Tekrarlanan eksikliklerin takip edilmesine yardımcı olur.
• İSG profesyonelleri ile işveren arasındaki iletişimi güçlendirir.
• Denetimlerde işyerindeki İSG faaliyetlerinin değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Bununla birlikte defterde kayıt bulunması tek başına yeterli değildir. Asıl amaç, bildirilen risklere karşı uygun önlemlerin alınmasıdır.

Güveniş OSGB ile Onaylı Defter Süreci

Güveniş OSGB, işyerinin faaliyet alanını, çalışan sayısını, tehlike sınıfını ve mevcut İSG sistemini değerlendirerek onaylı defter sürecinin düzenli yürütülmesine destek sağlar.

Hizmet kapsamında işletmenin ihtiyacına göre şu çalışmalar gerçekleştirilebilir:

• İş güvenliği uzmanı görevlendirilmesi
• İşyeri hekimi görevlendirilmesi
• Onaylı defter kullanımına ilişkin yönlendirme
• Saha tespitlerinin kayıt altına alınması
• Sağlık ve güvenlik önerilerinin yazılması
• Açık faaliyetlerin takip edilmesi
• Risk değerlendirmesiyle bağlantı kurulması
• Eğitim ve acil durum ihtiyaçlarının belirlenmesi
• İSG dosyasının düzenli tutulmasına destek verilmesi

Amacımız yalnızca deftere kayıt oluşturmak değil, yazılan tespitlerin uygulanmasını ve işyerindeki risklerin azaltılmasını destekleyen sürdürülebilir bir İSG takip sistemi oluşturmaktır.

Onaylı defter, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve diğer İSG hizmetleri hakkında bilgi almak için Güveniş OSGB ile iletişime geçebilirsiniz.

Telefon: 0 538 680 86 43

Sıkça Sorulan Sorular

Onaylı defter nedir?

Onaylı defter, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin işyerindeki sağlık ve güvenlik tespitleri ile önerilerini kaydettiği resmî İSG defteridir.

Onaylı defteri kim onaylar?

Defter, işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü veya noter tarafından her sayfası mühürlenerek onaylanır.

Onaylı deftere kimler kayıt yazar?

İşyerinde görevlendirilen iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi kendi görev alanlarıyla ilgili tespit ve önerileri deftere yazar.

Onaylı defteri kim imzalar?

Defterdeki kayıtlar iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve işveren veya işveren vekili tarafından imzalanır.

İşveren deftere yazılan önerileri uygulamak zorunda mıdır?

İşveren, kendisine bildirilen sağlık ve güvenlik önlemlerini değerlendirmeli ve mevzuata uygun gerekli tedbirleri yerine getirmelidir. Deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş kabul edilir.

Onaylı defterin aslı kimde kalır?

Defterin asıl nüshası işveren tarafından, diğer nüshaları ise iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından saklanır.

Onaylı defter elektronik olarak tutulabilir mi?

Mevzuatta tanımlanan onaylı defter; seri numaralı, kendinden kopyalı ve yetkili kurum tarafından onaylanmış defterdir. Elektronik kayıtlar iç takip amacıyla kullanılabilir ancak mevzuatta belirtilen onaylı defterin yerine geçtiği varsayılmamalıdır.

Onaylı defter denetimde istenir mi?

Evet. İşveren, iş sağlığı ve güvenliği yönünden teftiş yapmaya yetkili iş müfettişleri istediğinde defteri göstermek zorundadır.

Onaylı defter ile tespit ve öneri defteri aynı mıdır?

Uygulamada “tespit ve öneri defteri” ifadesi onaylı defter için kullanılmaktadır.

Etiketler: Onaylı defter, tespit ve öneri defteri, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi, İSG dosyası, İSG kayıtları, İSG-KATİP, risk değerlendirmesi, sağlık gözetimi, OSGB hizmeti, Güveniş OSGB

Mevzuat bilgileri: Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı – İSG Sıkça Sorulan Sorular