İSG Dosyası Nedir? İşletmeler İçin Evrak Rehberi

İSG dosyası, işyerinde yürütülen iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerine ait belge, kayıt, tutanak ve raporların düzenli şekilde bir arada tutulduğu fiziksel veya dijital takip sistemidir.

Mevzuatta bütün işletmeler için aynı içeriğe sahip, “İSG dosyası” isimli tek bir klasör tanımlanmamıştır. Ancak risk değerlendirmesi, acil durum planı, eğitim kayıtları, sağlık gözetimi belgeleri ve görevlendirme sözleşmeleri gibi çok sayıda kaydın hazırlanması ve saklanması gerekir. Uygulamada bu belgelerin düzenli tutulduğu yapıya İSG dosyası adı verilir.

Güveniş OSGB, işletmenin çalışan sayısı, tehlike sınıfı, faaliyet alanı ve çalışma ortamındaki risklere göre gerekli İSG belgelerinin belirlenmesine ve düzenli takip edilmesine destek sağlar.

İçindekiler

• İSG dosyası nedir?
• İşletmeler neden İSG dosyası tutmalıdır?
• İSG dosyasında hangi belgeler bulunur?
• Risk değerlendirmesi neden önemlidir?
• Acil durum planı ve tatbikat kayıtları
• İSG eğitim belgeleri
• Sağlık gözetimi belgeleri
• İSG-KATİP sözleşmeleri ve onaylı defter
• İş kazası ve ramak kala kayıtları
• İSG dosyası nasıl düzenlenir?
• Güveniş OSGB İSG dosyası desteği
• Sıkça sorulan sorular

İSG Dosyası Nedir?

İSG dosyası, işverenin iş sağlığı ve güvenliği kapsamında yürüttüğü çalışmaların belgelerini düzenli şekilde sakladığı kayıt sistemidir.

Dosyanın amacı yalnızca denetim sırasında belge göstermek değildir. Düzenli bir İSG dosyası sayesinde işveren;

• Tamamlanması gereken faaliyetleri görebilir.
• Süresi yaklaşan eğitim ve kontrolleri takip edebilir.
• İşyerindeki riskleri izleyebilir.
• Çalışanların sağlık ve eğitim kayıtlarına ulaşabilir.
• İSG profesyonellerinin çalışmalarını takip edebilir.
• Eksik veya güncelliğini kaybetmiş belgeleri belirleyebilir.
• İş kazaları ve ramak kala olayları değerlendirebilir.
• Denetimlere daha hazırlıklı olabilir.

Dosyanın içeriği işyerinin özelliklerine göre hazırlanmalı ve çalışma koşullarındaki değişikliklere göre güncellenmelidir.

İşletmeler Neden İSG Dosyası Tutmalıdır?

İş sağlığı ve güvenliği sürecinde farklı tarihlerde çok sayıda belge oluşur. Bu belgeler dağınık tutulduğunda güncel bilgiye ulaşmak ve faaliyetlerin durumunu takip etmek zorlaşır.

Düzenli tutulan bir İSG dosyası;

• Evrakların kaybolmasını önlemeye yardımcı olur.
• Belge güncelleme tarihlerini görünür hâle getirir.
• Eğitim ve sağlık gözetimi takibini kolaylaştırır.
• Saha tespitleriyle alınan önlemleri ilişkilendirir.
• İşveren, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi arasındaki koordinasyonu güçlendirir.
• İşletmenin İSG çalışmalarının kayıtlı ve takip edilebilir olmasını sağlar.

İSG dosyasının bulunması tek başına yeterli değildir. Dosyadaki belgelerin güncel olması ve sahadaki uygulamalarla uyumlu olması gerekir.

İSG Dosyasında Hangi Belgeler Bulunur?

İSG dosyasının içeriği; çalışan sayısı, tehlike sınıfı, sektör, kullanılan ekipmanlar ve işyerindeki risklere göre değişir.

İşletmenin durumuna göre dosyada şu belgeler bulunabilir:

Görevlendirme ve sözleşme belgeleri

• İş güvenliği uzmanı sözleşmesi
• İşyeri hekimi sözleşmesi
• Gerekli durumlarda diğer sağlık personeli sözleşmesi
• İSG-KATİP görevlendirme kayıtları
• OSGB hizmet sözleşmesi
• İlgili uzman ve hekim belgeleri

Risk yönetimi belgeleri

• Risk değerlendirmesi
• Risk değerlendirmesi ekibi bilgileri
• Düzeltici ve önleyici faaliyet kayıtları
• Saha denetim raporları
• Ramak kala bildirimleri
• İş kazası inceleme kayıtları

Acil durum belgeleri

• Acil durum planı
• Tahliye krokileri
• Acil durum ekip listeleri
• Toplanma alanı bilgileri
• Yangın ve tahliye tatbikatı tutanakları
• Tatbikat değerlendirme raporları
• Acil iletişim listeleri

Eğitim belgeleri

• Yıllık eğitim planı
• Eğitim içerikleri
• Katılımcı listeleri
• Eğitim tutanakları
• Eğitim katılım belgeleri
• İşe başlama eğitim kayıtları
• Göreve özel eğitimler
• Yangın ve acil durum eğitimleri

Sağlık gözetimi belgeleri

• İşe giriş sağlık raporları
• Periyodik sağlık muayeneleri
• İşe uygunluk değerlendirmeleri
• Maruziyete göre gerçekleştirilen tetkikler
• Sağlık gözetimi planları
• İşyeri hekiminin çalışma kayıtları

Diğer İSG belgeleri

• Onaylı defter
• Yıllık çalışma planı
• Yıllık değerlendirme raporu
• İSG kurul toplantısı tutanakları
• Çalışan temsilcisi kayıtları
• Kişisel koruyucu donanım teslim formları
• İş ekipmanı periyodik kontrol raporları
• Ortam ölçüm raporları
• Bakım ve kontrol kayıtları
• Güvenlik bilgi formları
• Çalışma izinleri

Her işletmede bu belgelerin tamamının bulunması gerekmeyebilir. Doğru belge listesi işyerinin özelliklerine göre belirlenmelidir.

Risk Değerlendirmesi İSG Dosyasında Neden Önemlidir?

Risk değerlendirmesi, işyerindeki tehlikelerin belirlenmesini ve alınması gereken önlemlerin planlanmasını sağlayan temel İSG belgelerinden biridir.

Risk değerlendirmesinde şu konular ele alınabilir:

• Elektrik tesisatı ve panolar
• Yangın ekipmanları
• Acil çıkış yolları
• Makine ve ekipmanlar
• Kimyasal maddeler
• Gürültü, toz ve titreşim
• Ergonomik riskler
• Depolama düzeni
• Forklift ve yaya trafiği
• Kişisel koruyucu donanımlar
• Çalışanların yaptığı işler
• Özel politika gerektiren çalışan grupları

Risk değerlendirmesi yalnızca hazırlanıp dosyaya kaldırılmamalıdır. Belirlenen önlemler için sorumlu kişiler ve tamamlanma tarihleri oluşturulmalı, faaliyetlerin sonuçları takip edilmelidir.

Yeni ekipman, yeni çalışma alanı, proses değişikliği veya iş kazası gibi durumlarda risk değerlendirmesinin güncellenmesi gerekebilir.

Acil Durum Planı ve Tatbikat Kayıtları Nasıl Tutulur?

Acil durum planı; yangın, patlama, doğal afet, kimyasal sızıntı ve benzeri olaylarda uygulanacak yöntemleri belirler.

İSG dosyasında acil durumlarla ilgili şu kayıtlar bulunabilir:

• Acil durum planı
• Tahliye yöntemleri
• Kaçış yolları
• Tahliye krokileri
• Toplanma alanları
• Acil durum ekipleri
• Ekip üyelerinin görevleri
• Acil iletişim bilgileri
• Tatbikat tutanakları
• Tatbikat fotoğrafları
• Tatbikat sonrası değerlendirme raporları
• Düzeltici faaliyet kayıtları

Genel düzenlemeye göre işyerlerinde yılda en az bir defa acil durum tatbikatı yapılır. Bazı sektörler için daha kısa tatbikat aralıkları öngören özel düzenlemeler bulunabilir.

Tatbikat sonrasında tespit edilen aksaklıklar kayıt altına alınmalı ve gerekli iyileştirmeler yapılmalıdır.

İSG Eğitim Belgeleri Dosyada Nasıl Yer Alır?

Çalışanlara verilen iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri kayıt altına alınmalıdır. Eğitim belgeleri, çalışanın hangi eğitimi ne zaman aldığını ve eğitimin içeriğini gösterir.

Eğitim bölümünde şu belgeler bulunabilir:

• Eğitim planı
• Eğitim programı
• Eğitim sunumları
• Katılımcı listeleri
• Eğitim tutanakları
• Katılım belgeleri
• Sınav veya değerlendirme sonuçları
• Eğiticinin bilgileri
• Eğitim tarihi ve süresi
• İşe başlama eğitimi kayıtları
• Göreve özel eğitim belgeleri

Eğitim içeriği, işyerinin faaliyet alanına ve gerçek risklerine göre hazırlanmalıdır. Ofis çalışanlarıyla üretim çalışanlarına aynı eğitim içeriğinin sunulması yeterli olmayabilir.

Sağlık Gözetimi Belgeleri Neleri Kapsar?

Sağlık gözetimi belgeleri, çalışanların yaptıkları işe ve maruz kaldıkları risklere göre sağlık durumlarının takip edilmesini sağlar.

Bu kapsamda şu belgeler bulunabilir:

• İşe giriş sağlık raporları
• Periyodik muayene kayıtları
• İşe uygunluk değerlendirmeleri
• Maruziyete göre tetkik sonuçları
• İş değişikliği sonrası sağlık değerlendirmeleri
• İşe dönüş değerlendirmeleri
• İşyeri hekimi çalışma kayıtları
• Sağlık gözetimi planı

Sağlık belgeleri özel nitelikli kişisel veri içerir. Bu nedenle sağlık kayıtları bütün çalışanların veya yetkisiz kişilerin erişebileceği ortak klasörlerde tutulmamalıdır.

Çalışanların kişisel sağlık dosyaları gizlilik kurallarına uygun şekilde korunmalıdır. Mevzuata göre işveren, çalışanların kişisel sağlık dosyalarını işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle saklar.

Çalışanın başka bir işyerinde çalışmaya başlaması ve yeni işverenin yazılı talepte bulunması durumunda önceki işveren, sağlık dosyasının onaylı bir örneğini mevzuatta belirtilen süre içerisinde yeni işverene gönderir.

İSG-KATİP Sözleşmeleri Neden Önemlidir?

İSG-KATİP, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve gerekli durumlarda diğer sağlık personeli görevlendirmelerinin takip edildiği resmî sistemdir.

İşveren, sistem üzerinden oluşturulan sözleşmeleri kontrol ederken şu bilgileri incelemelidir:

• İşyeri sicili
• Görevlendirilen uzman veya hekim
• Hizmet türü
• Sözleşme başlangıç tarihi
• Çalışma süresi
• Sözleşmenin onay durumu

Sözleşmelerin yalnızca sistemde oluşturulması yeterli olmayabilir; gerekli onay işlemlerinin de zamanında tamamlanması gerekir.

İSG-KATİP sözleşmelerinin ve görevlendirme kayıtlarının İSG dosyasında uygun şekilde saklanması, hizmet sürecinin takip edilmesini kolaylaştırır.

Onaylı Defter İSG Dosyasında Nasıl Takip Edilir?

Onaylı defter, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin işyerindeki tespit ve önerilerini kaydettiği resmî defterdir.

Deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş kabul edilir. İşveren, bildirilen konuları değerlendirmeli ve gerekli önlemlerin alınmasını sağlamalıdır.

Onaylı defter fiziksel olarak ayrı bir resmî defter olsa da İSG dosyasıyla birlikte takip edilebilir. Defterde bulunan açık tespitler için ayrıca bir düzeltici faaliyet listesi hazırlanması yararlı olur.

Bu listede;

• Tespit edilen eksiklik
• Önerilen önlem
• Sorumlu kişi
• Hedef tarih
• Faaliyetin durumu
• Tamamlanma tarihi

bilgileri bulunabilir.

İş Kazası ve Ramak Kala Kayıtları

İş kazaları ve ramak kala olaylar, yalnızca bildirim yapılması gereken durumlar olarak değerlendirilmemelidir. Olayların nedenleri incelenmeli ve tekrarını önleyecek tedbirler belirlenmelidir.

İSG dosyasında şu kayıtlar yer alabilir:

• İş kazası tutanağı
• Olay yeri fotoğrafları
• Tanık ifadeleri
• Kök neden analizi
• SGK bildirim kayıtları
• Düzeltici faaliyet planı
• Ramak kala bildirimleri
• Alınan önlemlerin sonuçları

Ramak kala olaylar yaralanma meydana gelmeden risklerin görülmesini sağlar. Bu bildirimlerin kayıt altına alınması ve değerlendirilmesi iş kazalarının önlenmesine katkı sağlar.

Kişisel Koruyucu Donanım Kayıtları

Çalışanlara verilen kişisel koruyucu donanımlar için teslim ve eğitim kayıtları tutulmalıdır.

Teslim formunda genel olarak;

• Çalışanın adı ve görevi
• Teslim edilen donanım
• Donanımın miktarı
• Teslim tarihi
• Kullanım ve bakım bilgisi
• Çalışanın imzası

yer alabilir.

Donanım teslim edilmesi tek başına yeterli değildir. Çalışana doğru kullanım, bakım ve saklama yöntemleri de anlatılmalıdır.

Periyodik Kontrol ve Ortam Ölçüm Raporları

İşyerinde kullanılan bazı ekipmanların periyodik kontrollerinin yetkili kişiler tarafından yapılması gerekir. İşletmenin faaliyet alanına göre dosyada şu raporlar bulunabilir:

• Kaldırma ve iletme ekipmanı kontrolleri
• Basınçlı kap kontrolleri
• Elektrik tesisatı kontrolleri
• Topraklama ölçümleri
• Paratoner kontrolleri
• Yangın tesisatı kontrolleri
• Havalandırma sistemi kontrolleri
• Gürültü ölçümleri
• Toz ölçümleri
• Aydınlatma ölçümleri
• Termal konfor ölçümleri

Raporların geçerlilik süreleri ve bir sonraki kontrol tarihleri ayrıca takip edilmelidir.

İSG Dosyası Nasıl Düzenlenmelidir?

İSG dosyası fiziksel veya dijital olarak düzenlenebilir. Her iki yöntemde de belgelerin kolay bulunabilir, güncel ve güvenli olması gerekir.

Dosya aşağıdaki ana bölümlere ayrılabilir:

1. İşyeri bilgileri
2. OSGB sözleşmeleri ve İSG-KATİP kayıtları
3. Risk değerlendirmesi
4. Acil durum planları
5. Eğitim belgeleri
6. Sağlık gözetimi
7. Saha denetimleri
8. İş kazaları ve ramak kala kayıtları
9. Periyodik kontrol ve ölçümler
10. Kişisel koruyucu donanımlar
11. Kurul toplantıları
12. Yıllık çalışma planları ve raporlar

Her belgenin düzenlenme ve güncellenme tarihi izlenmelidir. Süresi dolan belgeler kontrol edilmeli ve gerekiyorsa yenilenmelidir.

Sağlık belgeleri gibi gizli kayıtlar, genel İSG evraklarından ayrı ve sınırlı erişimle saklanmalıdır.

İSG Dosyası Kontrol Listesi

İşveren dosyayı kontrol ederken şu soruları kullanabilir:

• Risk değerlendirmesi güncel mi?
• Acil durum planı güncel mi?
• Tahliye krokileri çalışma alanlarında görünür mü?
• Tatbikat kayıtları dosyada bulunuyor mu?
• Eğitim belgeleri eksiksiz mi?
• Sağlık gözetimi kayıtları güncel mi?
• İSG-KATİP sözleşmeleri onaylı mı?
• Onaylı defter düzenli tutuluyor mu?
• Saha denetim raporları saklanıyor mu?
• Açık düzeltici faaliyetler takip ediliyor mu?
• Periyodik kontrol tarihleri geçerli mi?
• İş kazası ve ramak kala kayıtları değerlendirildi mi?
• Kişisel koruyucu donanım teslim kayıtları mevcut mu?
• Yıllık çalışma planı ve değerlendirme raporu hazır mı?

Bu kontrol listesi işletmenin sektörüne göre genişletilebilir.

Güveniş OSGB ile İSG Dosyası Süreci

Güveniş OSGB, işletmenin faaliyet alanını, çalışan sayısını, tehlike sınıfını ve mevcut belge düzenini değerlendirerek İSG dosyasının oluşturulmasına ve güncel tutulmasına destek sağlar.

Hizmet kapsamında işletmenin ihtiyacına göre şu çalışmalar gerçekleştirilebilir:

• Mevcut belgelerin incelenmesi
• Eksik belgelerin belirlenmesi
• Risk değerlendirmesi
• Acil durum planı
• İSG eğitimleri
• Sağlık gözetimi
• İSG-KATİP takibi
• Onaylı defter süreci
• Saha denetim raporları
• Düzeltici faaliyetlerin takibi
• Yıllık çalışma planı
• Yıllık değerlendirme raporu

Amacımız yalnızca bir evrak klasörü oluşturmak değil, İSG çalışmalarının sahada uygulanmasını ve düzenli takip edilmesini sağlayan sürdürülebilir bir sistem kurmaktır.

İşletmenize uygun İSG dosyası ve OSGB hizmetleri hakkında bilgi almak için Güveniş OSGB ile iletişime geçebilirsiniz.

Telefon: 0 538 680 86 43

Sıkça Sorulan Sorular

İSG dosyası nedir?

İSG dosyası, işyerindeki sağlık ve güvenlik faaliyetlerine ait belge, kayıt, tutanak ve raporların düzenli olarak saklandığı takip sistemidir.

Her işletme aynı İSG dosyasını mı hazırlamalıdır?

Hayır. Dosyanın içeriği işyerinin tehlike sınıfına, çalışan sayısına, sektörüne ve çalışma ortamındaki risklere göre değişir.

İSG dosyasında hangi belgeler bulunur?

Risk değerlendirmesi, acil durum planı, eğitim kayıtları, sağlık gözetimi belgeleri, İSG-KATİP sözleşmeleri, onaylı defter, saha raporları ve periyodik kontrol belgeleri bulunabilir.

İSG dosyası dijital tutulabilir mi?

Birçok belge dijital olarak düzenlenebilir ve saklanabilir. Ancak aslı veya ıslak imzalı nüshası bulunması gereken belgeler için mevzuattaki özel şartlara uyulmalıdır.

Sağlık belgeleri diğer İSG evraklarıyla birlikte saklanabilir mi?

Sağlık belgeleri özel nitelikli kişisel veri içerdiği için ayrı, güvenli ve yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği şekilde saklanmalıdır.

Kişisel sağlık dosyaları ne kadar saklanmalıdır?

Çalışanların kişisel sağlık dosyaları, işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle saklanmalıdır. Özel mevzuatta daha uzun süre öngörülen işler için ilgili süre uygulanmalıdır.

İSG dosyasının hazırlanması yeterli midir?

Hayır. Belgeler güncel tutulmalı, belirlenen önlemler uygulanmalı ve sonuçları takip edilmelidir.

İSG dosyasını kim hazırlar?

Dosya işverenin sorumluluğunda; iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi, ilgili yöneticiler ve OSGB’nin katkısıyla hazırlanıp takip edilebilir.

Etiketler: İSG dosyası, İSG evrakları, zorunlu İSG belgeleri, risk değerlendirmesi, acil durum planı, İSG eğitimi, sağlık gözetimi, İSG-KATİP, onaylı defter, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi, Güveniş OSGB

Mevzuat bilgileri: Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı – İSG Sıkça Sorulan Sorular